+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Должностная инструкция ассистент отдела информационного сопровождения

Научно доказано: ассистенты, как правило, умнее, образованнее и способнее собственных шефов. Персональный ассистент personal assistant, PA [1] — это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Должностная инструкция как инструмент управления персоналом

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Должностная инструкция: начальник отдела ИТ инфраструктуры департамента информационных технологий

Научно доказано: ассистенты, как правило, умнее, образованнее и способнее собственных шефов. Персональный ассистент personal assistant, PA [1] — это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию. Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований — документооборот и организационная работа.

Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов.

Привычные требования: высота тембр голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр. Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными. Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа — всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы. Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент ВА персональный ассистент РА , личный помощник — необходим руководителю или собственнику крупных компаний как российских, так и международных. Подчиняется только своему руководителю. Секретарь — необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Требования: возраст — около 23—30 лет, средне-специальное или высшее образование в зависимости от уровня компании , допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости — знание иностранного языка.

Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу. Секретарь-помощник — необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст — около 25—32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу. Офис-менеджер — необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря встреча гостей, звонки, документооборот.

Требования: высшее образование, возраст — 25—35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность. Секретарь на ресепшен — необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Требования: хорошие внешние данные, возраст — 22—27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС.

Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость. В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря — это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента — это управление производительностью руководителя. Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности.

Управление личными делами руководителя личное сопровождение. На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:. Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными. Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA — выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень — самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами.

Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми — неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи — преимущество.

Дети должны быть старше трех лет. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного.

Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста. Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.

Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами. Главные требования к персональному ассистенту — лояльность и преданность. В первую очередь — к руководителю, затем к компании в целом. Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. Каким должен быть эффективный помощник для вас? Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника — искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения.

Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия — соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов — это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Инициативность — это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника — это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Портрет ассистента по мнению руководителей — преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный. Портрет ассистента по мнению ассистентов — инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов и уже работающих ассистентов , что в действительности хочет руководитель от своего помощника. Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно.

На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией — умение держать язык за зубами. При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Должностная инструкция помощника менеджера по закупкам

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации. Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами юридическим отделом. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у руководителя отдела подразделения , третий - у работника.

Любая должностная инструкция ДИ состоит из 5 разделов может быть больше, может быть меньше, 5 - это классика. В общих положениях пишем, к какой категории относится данный специалист, кому подчиняется, порядок назначения и увольнения, квалификационные требования, чем руководствуется в своей деятельности и т.

Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания. Передает откорректированные документы в таможенную группу. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия. Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:.

Пример должностной инструкции делопроизводителя

Требования к квалификации: Высшее профессиональное образование по специальности "Связи с общественностью" и стаж работы по специальности не менее 2 лет или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области связей с общественностью и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Назначение на должность менеджера по связям с общественностью и освобождение от должности производятся приказом генерального директора. Менеджеру по связям с общественностью для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов Общества по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. На время отсутствия менеджера по связям с общественностью командировка, отпуск, болезнь, пр. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. Осуществляет руководство одним из направлений деятельности организации в области связей с общественностью. Разрабатывает перспективные и текущие программы и планы, отдельные мероприятия или их комплекс в рамках данного направления, их информационное сопровождение, схему финансового и организационного обеспечения.

Должностные инструкции

Общие положения 1. Настоящая должностная инструкция определяет функции, обязанности, права и ответственность программиста отдела автоматизации учебного процесса далее ОАУП Программист назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора по представлению начальника СтУ Программист подчиняется непосредственно начальнику отдела На должность программиста назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления к стажу работы Программист должен уметь обращаться с электронновычислительными машинами ЭВМ на профессиональном уровне, а так же уметь использовать специализированное программное обеспечение для ЭВМ. Программист в своей работе руководствуется нормативноправовыми актами действующего законодательства, приказами и инструктивными письмами Минобразования и науки РФ, уставом университета,. Соблюдать правила внутреннего распорядка охраны труда и техники безопасности.

Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования.

Как уже говорилось в предыдущей публикации, посвященной настоящему стандарту, он создавался в рамках проекта разработки профессиональных стандартов в области информационных технологий в соответствии с решением Совета по ИТ при министре информационных технологий и связи РФ при организационной поддержке Мининформсвязи РФ и АП КИТ. На должность ассистента начальника торгового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в области сбыта продукции. Твёрдо знать и понимать семейство операционных систем Microsoft Windows 8, Windows 10 на уровне администратора локальной системы. Обеспечивает участие отдела в пропаганде достижений отечественной и зарубежной науки и техники, передового опыта организации их внедрения, а также в проведении совещаний, семинаров, лекций, экскурсий, выставок, демонстрации научно-технических фильмов.

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

Сегодня рассмотрим тему: "должностная инструкция помощника руководителя", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи.

Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования. Также не забывайте, что каждая должностная инструкция, добавленная в каталог, составленная под конкретную компанию, которая, возможно, занимается совершенно другим видом деятельности, чем ваша. Поэтому внимательно прочитайте должностную инструкцию: пресс-секретарь специалист по средствам массовой информации на предмет пунктов обязанностей, где указаны специфичные направления. Возможно, кому-то вы очень поможете в работе. Если вы точно знаете название должности, на которую вам нужно найти должностные инструкции, ищите ДИ по алфавитному указателю специальностей.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. программиста отдела автоматизации учебного процесса СтУ

.

Менеджер проектов (обеспечение информационно-технологической поддержки в . Начальник отдела разработки и сопровождения программного обеспечения . Ассистент по оказанию технической помощи инвалидам и лицам с Специальное должностное лицо, ответственное за соблюдение правил.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ульяна

    Если забрали на штраф площадку евробляху отдадут машину только тому, кто загонял её в страну?